Une révolution silencieuse dans l’organisation du travail
Depuis la crise sanitaire mondiale de 2020, le monde du travail a connu une métamorphose profonde. Le télétravail massif, l’alternance bureau/domicile et une recherche accrue de flexibilité ont bouleversé les repères traditionnels. Face à ces mutations, de nombreuses entreprises ont dû repenser leurs modèles organisationnels et immobiliers. Les coûts de l’immobilier de bureau, l’utilisation fluctuante des espaces et l’évolution des attentes des salariés ont mis en lumière un concept jusqu’alors marginal : le flex office.
De plus en plus prisé, notamment dans les grandes agglomérations où les loyers explosent, le flex office répond à plusieurs enjeux clés : optimiser les m² disponibles, offrir un cadre de travail plus souple, favoriser la mobilité et l’autonomie des équipes. Dans un contexte où le modèle hybride (présentiel + distanciel) s’impose comme une norme, l’idée d’attribuer un bureau fixe à chaque salarié devient obsolète.
Ce guide complet a pour ambition de vous expliquer le flex office en profondeur : ses origines, son fonctionnement, ses avantages comme ses limites, les étapes de mise en place, les outils à mobiliser, et les tendances qui façonnent l’avenir du bureau.
Le flex office, d’où vient-il et que recouvre-t-il vraiment ?
Le concept de bureau non attribué n’est pas nouveau. Il remonte aux années 1990, notamment chez Andersen Consulting, où les collaborateurs itinérants n’avaient pas de poste fixe. Mais ce n’est que récemment, avec la démocratisation du travail nomade, la généralisation des outils digitaux et l’accélération du télétravail, que le terme « flex office » s’est vraiment imposé.
Concrètement, le flex office désigne une organisation dans laquelle les salariés ne disposent plus d’un bureau fixe. Chaque jour, ils choisissent un espace en fonction de leurs activités : un coin calme pour se concentrer, une salle collaborative pour un atelier d’équipe, une cabine pour un appel visio, un espace informel pour discuter autour d’un café. L’entreprise conçoit alors différents types de zones pour répondre à cette variété d’usages.
Contrairement à certaines idées reçues, le flex office n’est pas synonyme d’absence totale de structure. Certaines fonctions critiques ou personnes aux besoins spécifiques peuvent conserver un poste prioritaire. Et tout cela repose sur une infrastructure : applications de réservation, casiers individuels, règles d’usage (notamment la fameuse politique de « clean desk »).
Il faut distinguer le flex office d’autres concepts voisins. Le desk sharing ou hot desking implique que plusieurs personnes utilisent un même poste à différents moments, mais sans la dimension d’aménagement adapté par usage. Le coworking, quant à lui, se déroule souvent hors les murs, dans des espaces partagés par plusieurs entreprises.
Dans le vocabulaire courant, on parlera aussi de « poste nomade », de « flex rate » (taux de flex), ou encore de « phone booth » pour désigner les petites cabines de travail individuelles. Le flex office est donc un modèle à la fois culturel, technologique et logistique.
Comment fonctionne le flex office ?
La mise en place d’un environnement en flex office n’a rien d’improvisé. Elle repose sur une organisation rigoureuse des espaces et des règles d’usage claires. Les locaux sont segmentés en plusieurs zones : espaces de concentration (silence total), open spaces modulables, bulles de travail individuelles, salles de réunion, zones informelles, coins café ou de pause, et parfois même des zones hybrides qui peuvent être réorganisées selon les besoins.
Les collaborateurs réservent leur poste via une application. Certains espaces peuvent être accessibles sans réservation, mais la tendance est à la planification pour éviter les conflits d’usage. Une fois la journée terminée, chacun doit libérer le poste, le laisser propre (clean desk) et ranger ses affaires dans un casier personnel.
Cette organisation suppose aussi que tout le monde ne vienne pas au bureau en même temps. C’est là qu’intervient le taux de flex office, un indicateur clé : un taux de 0,7 signifie qu’il y a 7 postes pour 10 personnes. Ce ratio s’appuie sur les données de fréquentation (télétravail, déplacements, congés), et doit être régulièrement ajusté.
Enfin, la technologie joue un rôle essentiel : capteurs de présence, applications de desk booking, tableaux de bord d’occupation, intégration avec les agendas (Google, Outlook), armoires connectées, systèmes de notification… tout est pensé pour rendre fluide et mesurable l’utilisation de l’espace.
Les avantages démontrés du flex office
Le premier bénéfice tangible du flex office est économique. En supprimant les postes fixes inoccupés, les entreprises peuvent réduire significativement leur surface de bureau, donc leurs loyers, charges, coûts d’entretien et d’équipement. Cette rationalisation est d’autant plus pertinente dans les grandes villes où chaque m² compte.
Mais au-delà de l’optimisation des coûts, le flex office apporte une nouvelle manière de vivre son travail. Les collaborateurs gagnent en autonomie : ils choisissent où et comment travailler. Ce pouvoir de décision sur son environnement de travail favorise la motivation, l’efficacité et le bien-être. Le changement de posture quotidienne (ne pas être toujours au même endroit) encourage aussi les interactions inter-équipes, casse les silos, favorise les rencontres fortuites, et donc la circulation des idées.
Le flex office est aussi un outil d’attractivité RH. Il renvoie une image moderne, agile, ouverte, et s’inscrit dans les attentes des nouvelles générations. C’est enfin un levier de résilience organisationnelle : en période de télétravail, d’absences, ou de pics d’activité, il permet de mieux gérer les fluctuations de présence.
Limites, défis et risques du flex office
Le flex office n’est pas une solution magique. Comme toute transformation, il soulève des résistances, des incompréhensions, voire des difficultés opérationnelles. La première limite, souvent citée, est le sentiment de perte de repères. Ne plus avoir de bureau attitré peut être perçu comme une perte de statut ou de confort. Certains collaborateurs regrettent de ne plus pouvoir personnaliser leur poste ou retrouver facilement leurs collègues. Cela peut affecter le sentiment d’appartenance ou même créer un climat d’instabilité.
Autre défi : l’occupation en période de forte affluence. Si le taux de flex office est mal calibré, certains jours “chargés”, il peut ne plus y avoir assez de places disponibles. La frustration monte vite quand un salarié doit chercher un bureau pendant 20 minutes.
La concentration est aussi un enjeu. En environnement ouvert, le bruit ou les passages peuvent nuire aux tâches exigeant de l’attention. Sans zones silencieuses clairement identifiées, la productivité peut en pâtir.
L’ergonomie est une autre limite souvent négligée. Tous les postes ne sont pas équivalents en termes de confort. Si les collaborateurs changent tous les jours de chaise ou de position, cela peut générer de l’inconfort voire des troubles physiques.
Enfin, la gestion du changement est clé. Sans accompagnement, sans communication claire ni formation, la bascule vers le flex office peut générer des résistances fortes. L’anxiété à “trouver une bonne place” ou la crainte d’être surveillé par des outils de gestion d’espace sont bien réels.
Il ne faut pas non plus négliger les aspects réglementaires : en France, la mise en place du flex office dans les entreprises de plus de 50 salariés doit passer par une consultation du CSE (article L. 2312-8 du Code du travail).
Comment mettre en place un flex office dans une entreprise
La réussite du flex office repose sur une préparation rigoureuse. La première étape consiste à réaliser un audit des usages actuels : quelles zones sont les plus utilisées ? Quelles sont les attentes des équipes ? Combien de jours de télétravail en moyenne ? Cet état des lieux peut être complété par une enquête interne auprès des salariés.
Ensuite, il est recommandé de lancer un pilote : une équipe, un étage ou une direction peut expérimenter le dispositif. Ce test permet d’identifier les bugs du système, d’adapter les règles, et surtout de rassurer les équipes.
Puis vient le temps des règles du jeu. Il est essentiel de définir une politique d’usage claire : qui peut réserver quoi, quand, avec quelles priorités ? Faut-il libérer son poste si on s’absente 2h ? Une politique “clean desk” doit aussi être instaurée : on laisse un poste propre et vide après son passage.
Côté outils, il faut s’équiper de solutions de réservation, de casiers personnels, d’écrans partagés, voire de capteurs d’occupation. L’aménagement physique doit suivre : postes ergonomiques, cabines de silence, zones collaboratives, signalétique claire…
Mais surtout, il faut accompagner les équipes. Cela passe par des formations, des guides pratiques, des ambassadeurs internes, des points réguliers. L’objectif est que chaque collaborateur comprenne les bénéfices du flex office et se sente à l’aise avec le nouveau fonctionnement.
Enfin, il faut mesurer et ajuster : le taux d’occupation réel, la satisfaction des collaborateurs, les retours d’expérience. Le flex office n’est pas un modèle figé. Il évolue avec l’organisation.
Exemples concrets d’entreprises
Plusieurs grandes entreprises françaises et internationales ont déjà sauté le pas. AXA France, par exemple, a intégré le flex office (source : https://www.journaldunet.com/management/ressources-humaines/1500449-les-lecons-de-trois-entreprises-pour-passer-au-flex-office/). Danone a repensé ses espaces pour favoriser le choix libre selon les besoins du jour (source : https://www.deskare.io/blog/danone-passage-flex-office-5-etapes).
Selon une étude de JLL, 26 % des entreprises tertiaires en France avaient déjà adopté une forme de flex office en 2023. Le taux pourrait atteindre 40 % d’ici 2026.
Côté chiffres, les retours sont souvent positifs : jusqu’à 30 % d’économies sur les coûts immobiliers selon certaines entreprises bien accompagnées. Et en moyenne, le taux d’occupation des postes fixes avant le flex office était souvent inférieur à 60 %.
Les erreurs à éviter sont récurrentes : supprimer trop de postes d’un coup, mal calibrer les outils, ou négliger l’importance des zones silencieuses. Un déploiement trop rapide peut créer plus de tensions que de bénéfices.
Outils & solutions pour accompagner le flex office
Le marché du flex office a vu naître une multitude de solutions logicielles et matérielles. Côté logiciels, on trouve des outils de desk booking comme Deskare, MOFFI, Flowee, Skedda ou Lucca. Ces plateformes permettent aux collaborateurs de réserver leur place, de voir la disponibilité des zones, ou d’intégrer leur présence dans leur calendrier.
Les outils les plus complets intègrent aussi des analytics d’occupation : on visualise quelles zones sont sur-sollicitées ou sous-utilisées, on ajuste le taux de flex, on redéfinit les aménagements.
Côté équipement, les casiers connectés permettent aux salariés de stocker leurs affaires personnelles en toute sécurité. Les solutions acoustiques – panneaux absorbants, phone booths, bulles de silence – sont indispensables pour garantir le confort. Enfin, le mobilier doit être modulable, ergonomique, et parfois même mobile : tables réglables en hauteur, écrans détachables, sièges réglables…
Tendances & perspectives : vers quoi va le flex office ?
Le flex office évolue. Aujourd’hui, il dépasse les murs de l’entreprise. Le concept de “work from anywhere” s’impose : les collaborateurs peuvent travailler depuis des tiers-lieux proches de chez eux, des espaces de coworking intégrés au réseau de l’entreprise.
Le bureau devient un lieu de rencontre, plus que de simple production. Il accueille les temps forts : brainstorming, réunions d’équipe, événements internes. La concentration, elle, se fait ailleurs.
La digitalisation des espaces s’accélère : capteurs, IoT, jumeaux numériques des locaux, automatisation de l’éclairage ou de la ventilation selon l’occupation. Le flex office se connecte à tout l’écosystème de travail.
Enfin, on voit émerger le concept de “workspace as a service”. L’entreprise ne possède plus forcément tous ses espaces. Elle loue, mutualise, adapte. Le bureau devient un service, flexible, évolutif, modulaire. Une logique d’abonnement, de paiement à l’usage, se profile. Et avec elle, une vision plus fluide, plus mobile, plus humaine… du travail.
Conclusion
Le flex office ne se résume pas à un simple changement de disposition des bureaux. Il incarne une transformation plus profonde des modes de travail, en réponse aux aspirations contemporaines : plus de souplesse, plus d’autonomie, mais aussi plus de rationalité économique et écologique.
Malgré ses nombreux avantages – optimisation des espaces, réduction des coûts, meilleure collaboration, attractivité RH – il ne faut pas négliger les défis qu’il soulève : perte de repères, résistance au changement, enjeux d’ergonomie et d’acoustique, risques de saturation ou de désorganisation.
Réussir la transition vers le flex office, c’est avant tout une affaire de méthode, d’écoute et d’itération. L’audit des usages, les phases pilotes, le choix des bons outils, l’accompagnement au changement et le suivi dans le temps sont autant de leviers essentiels.
Avant de foncer tête baissée, posez-vous la question : votre entreprise est-elle prête à remettre en cause ses habitudes ? Si la réponse est oui, commencez par un audit. Si la réponse est non… il est peut-être temps d’ouvrir le débat.
FAQ : Flex office — les questions fréquentes
Le flex office convient-il à toutes les entreprises ?
Non. Certaines entreprises, notamment industrielles, commerciales ou fortement réglementées, nécessitent des postes fixes ou une organisation spécifique. En revanche, les entreprises tertiaires avec une part importante de travail de bureau sont plus concernées.
Comment assurer l’ergonomie sans poste fixe ?
Il est crucial d’investir dans du mobilier réglable (tables ajustables, chaises ergonomiques), des équipements modulables, et de former les collaborateurs à bien s’installer à chaque prise de poste.
Que faire si trop de monde souhaite venir au bureau le même jour ?
Les systèmes de réservation permettent d’anticiper et de réguler l’affluence. Il est également possible de mettre en place des jours “ouverts/fermés” ou de limiter la présence par roulement. Le taux de flex office doit être ajusté régulièrement.
Quelle part de postes prévoir par rapport au nombre d’employés ?
Il n’y a pas de règle unique. En général, les entreprises visent un taux de 0,6 à 0,8 poste par collaborateur, selon les taux de télétravail, les fonctions critiques et les habitudes. Ce taux doit être mesuré et adapté avec des outils d’analyse.
Le flex office est-il synonyme de coworking ?
Non. Le coworking désigne un espace partagé entre plusieurs entreprises ou indépendants, souvent externe. Le flex office est une organisation interne, au sein des propres locaux de l’entreprise.
Peut-on avoir du flex office partiel ?
Oui. De nombreuses entreprises conservent une partie des postes attribués (notamment pour certaines fonctions) et n’appliquent le flex que sur certaines zones ou jours. On parle alors de “plateaux mixtes”.
Quels outils choisir pour bien gérer le flex office ?
Des logiciels de desk booking, de suivi d’occupation, des casiers connectés, des outils de communication interne et des tableaux de bord analytiques sont les plus couramment utilisés. Le choix dépend de vos besoins, de votre budget, et de la maturité digitale de l’entreprise.
Le flex office va-t-il remplacer complètement les bureaux fixes ?
Probablement pas. Le bureau attitré conserve une valeur symbolique et fonctionnelle pour certains métiers. Mais la tendance est à la diversification des espaces, à la modularité et à la liberté de choix. Le flex office est un outil, pas une obligation.
Sources principales
Eurécia — « Flex office : Définition, fonctionnement & avantages »
https://www.eurecia.com/blog/flex-office/
Deskare (site officiel) — logiciel de gestion du flex office / télétravail
https://en.deskare.io/
Eurécia — « Télétravail et flex office : où en est‑on depuis la pandémie »
https://www.eurecia.com/blog/teletravail-flex-office-enseignements-pandemie/
Eurécia — « Comment manager ses équipes en flex office »
https://www.eurecia.com/blog/manager-equipes-flex-office/
Eurécia — « Télétravail et flex office : guide complet »
https://www.eurecia.com/dossiers/teletravail-flex-office-guide-complet-bien-gerer
Eurécia — « Les questions à se poser avant la mise en place du flex office »
https://www.eurecia.com/blog/questions-mise-en-place-flex-office/
JLL Immobilier — « Le flex office : une formule gagnante de l’organisation du travail »
https://immobilier.jll.fr/blog/article/le-flex-office-formule-gagnante-de-l-organisation-du-travail
Kollori — « 5 logiciels ou applications pour gérer le flex office »
https://blog.kollori.com/logiciels-flex-office/
Génie des Lieux — Glossaire « Qu’est-ce que le Flex Office »
https://www.geniedeslieux.com/glossaire/flex-office/
Cenareo — « Qu’est‑ce que le flex office ? »
https://www.cenareo.com/fr/blog/quest-ce-que-le-flex-office
Foxeet (article sur Deskare)
https://foxeet.fr/contenu/deskare-gestion-flex-office-teletravail
