Le flex office répond à une réalité très actuelle : les bureaux sont de moins en moins occupés à plein temps, notamment avec la généralisation du télétravail.
Il offre une flexibilité appréciable. Il permet de réduire les coûts immobiliers et rend les espaces plus dynamiques.
Cet article vous guide étape par étape pour réussir cette nouvelle manière de travailler.
Un diagnostic précis de votre entreprise
Avant de repenser vos bureaux, prenez le temps d’analyser l’occupation réelle des lieux. Identifiez la fréquence des présences, le taux d’utilisation des postes, et distinguez les profils utilisateurs :
- certains sont nomades,
- d’autres sédentaires ou hybrides.
En parallèle, recueillez leurs besoins : ont-ils besoin de calme pour se concentrer, de zones d’échange pour collaborer, ou d’espaces détente pour souffler après une intense session de travail ?
Une charte claire et engageante
Pour réussir votre transition, définissez des règles claires dès le départ. Par exemple, instaurer une politique de clean‑desk quotidienne permet de conserver des espaces ordonnés et respectueux.
Délimitez les zones selon les usages :
- espace collaboratif,
- zone silencieuse,
- cabine acoustique pour les appels.
Assurez-vous que les équipes comprennent les modalités d’utilisation de chaque espace à travers des réunions d’information, des newsletters internes et des affichages bien visibles.
Des espaces adaptés aux usages
Un bon flex office repose sur un zonage repensé. Réservez des espaces pour la collaboration active, où les équipes peuvent échanger debout ou assises. Prévoyez des zones de concentration, équipées de chaises ergonomiques et d’un minimum de nuisances visuelles ou auditives.
Définissez, si possible, des coins détente avec des fauteuils confortables ou une petite cafétéria, ce qui offre un espace pour relâcher la pression mentale.
Enfin, installez des rangements partagés, comme des casiers ou des armoires, pour éviter l’encombrement permanent sur les bureaux.
L’usage de l’espace digitalisé
Un outil de réservation mobile et web permet aux employés de réserver un poste ou une salle en quelques clics.
L’ajout d’affichages dynamiques à l’entrée des zones ou des salles améliore la lisibilité des disponibilités en temps réel.
L’intégration de capteurs de présence vous offrira des données d’usage objectives, indispensables pour ajuster ensuite la répartition des zones.
L’adhésion grâce à l’accompagnement
La réussite du flex office repose sur la collaboration et l’adhésion des équipes. Lancez donc des ateliers de co-construction ou des phases pilotes pour co-créer les espaces.
Formez vos managers : leur rôle doit évoluer vers celui de facilitateur et non de superviseur.
Adoptez un suivi régulier avec des enquêtes de satisfaction, des bilans réguliers et réajustez en continu votre organisation pour éviter une perte de confiance.
L’ergonomie pour le bien-être
La qualité de votre espace de travail passe aussi par l’adaptation aux usages physiques. Proposez des bureaux ajustables (assis-debout) et des chaises ergonomiques afin de préserver la santé de vos collaborateurs.
Sensibilisez-les aux postures via des formations courtes ou des affiches informatives pour prévenir les troubles musculo-squelettiques.
Des solutions efficaces contre le bruit
Les nuisances sonores sont un des principaux freins au flex office. L’installation de panneaux acoustiques muraux ou de plafonds absorbants permet d’atténuer les sons ambiants.
Cependant, pour une véritable pause phonique, les cabines acoustiques ou phone‑booths sont la solution idéale.
Elles offrent un lieu isolé, parfait pour les appels ou les visios, sans devoir cloisonner l’espace principal.
Technologie et engagement éco-responsable
Le flex office modernisé s’appuie sur la technologie. Des capteurs intelligents permettent d’optimiser le nettoyage, l’éclairage et le chauffage selon l’occupation réelle. Pour être cohérent, choisissez un mobilier respectueux de l’environnement : matériaux certifiés FSC, tissus recyclés, design circulaire.
Ces choix contribuent à améliorer l’image de votre entreprise tout en sensibilisant vos collaborateurs.
Un cycle d’amélioration continu
Un aménagement efficace doit s’adapter à l’usage. Analysez régulièrement les indicateurs clés — taux d’occupation, retour des utilisateurs, ambiance sonore — et ajustez votre aménagement en conséquence.
Communiquez vos avancées pour encourager l’adhésion et valoriser les bonnes pratiques au sein de votre organisation.
Pour conclure : mettre en place le flex office avec succès, c’est combiner un diagnostic précis, un zonage adapté, des règles claires, une digitalisation performante, un accompagnement humain, une posture d’ergonomie, une acoustique maîtrisée et un engagement écoresponsable.
Tout cela, en gardant vos équipes au cœur du projet.
Sources :
Diagnostic : bureaux sous-utilisés et TVT
Flex office comme réponse à l’espace vide
Mobilier partagé et ménage du clean desk
Taux d’occupation recommandé vs télétravail
Mobilier modulable et ergonomique
Rangement collectif pour poste non attitrés
Outils de réservation et capteurs
Panneaux acoustiques open-space
Risques et nécessité d’accompagnement humain
